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FACTURA ELECTRONICA

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Parte I

Preguntas y Respuestas: Implementación de la Factura Electrónica

 

  • Ya estamos con Gface y un cliente solicita en el punto de venta la factura a consumidor final y posteriormente la solicita a nombre de alguien. ¿Qué se hace?

En factura electrónica, pueden emitirse factura al C.F. y si el cliente requiere algún cambio en la misma, deberá procederse con la emisión de una nota de crédito para anular la factura y posteriormente emitir una nueva factura electrónica con los cambios solicitados por el cliente.

 

  • Si mí empresa necesita factura para tramitar un pago ¿Puede la empresa que presta el servicio emitirnos factura electrónica y nosotros como empresa poder pagarla en 30 días, sin que esta se anule?

Efectivamente es posible realizar este tipo de transacciones en factura electrónica.

 

  • ¿Una empresa puede tener dos métodos de facturación, electrónica y manual? Ya que se cuenta con dos sucursales una donde se cuenta con internet y la otra no.

Si es posible utilizar el método de factura electrónica pura y manual.  En el caso de la facturación  manual, deberá custodiarse en copia, para que los registros de facturación electrónica, incluyan ambos documentos.

 

  • ¿Cómo se hacen las anulaciones?

Si está en factura electrónica pura, deberá emitir una nota de crédito para anular la factura.

 

  • ¿Cómo se manejan las notas de crédito y débito?

La función de ambos documentos sigue siendo la misma, lo que varía es que ahora puede emitirse de forma electrónica o custodiarse en copia.

 

  • En la situación de facturar con documento preimpreso. ¿Cómo valida el cliente que se envió a digitalizar dicho documento y que tiene autorización de parte de SAT?

El documento pre-impreso ya cuenta con autorización de SAT, lo que en este caso se hace es la custodia de la copia  del documento pre-impreso, con el mismo numero de resolución de autorización de SAT, agregándole al documento digital el CAEC, para hacer validar la copia electrónica del mismo.

 

  • El sistema que usa mi compañía tiene actualmente un “congelamiento” (no cambios) a nivel global y será liberado hasta Septiembre.

Según el calendario yo debo iniciar con factura electrónica en Octubre

¿Si yo no puedo estar en tiempo con la factura electrónica, cuales son mis opciones?

Solicitar un prorroga a SAT o  habilitarse como EFACE ante SAT  con la modalidad de custodia de copias (CAEC).

 

  • ¿Al momento de querer anular una factura electrónica, días después de su emisión que proceso requiere?

Si la empresa se encuentra trabajando en la modalidad de factura electrónica pura, deberá emitir una nota de crédito para anular la factura, si se encuentra en la modalidad de custodia de copia, podrá anularse bajo el mismo procedimiento que la empresa ha empleado con anterioridad.

 

  • Nuestra empresa fue notificada que en Julio 2012 tenía que estar con la factura electrónica, para nosotros implica realizar una actualización e nuestro software, la gerencia me ha solicitado pedir prorroga para estar en este sistema. ¿Es factible solicitar esta prorroga ante la SAT?

Si es factible solicitar una prorroga a SAT, pero queda a discreción de SAT el estudio del caso, para concederla o no.

  • Consulta: ¿Se podrán hacer facturas electrónicas en dólares? ¿Cómo se imprime como se quetzaliza?

Efectivamente se pueden emitir facturas electrónicas en dólares, el dato que debe incorporarse como parte de la factura es el tipo de cambio del día,  vigente en la fecha de emisión de la factura. 

 

  • ¿Para cada factura electrónica es necesario pedir CAE, pero qué pasa si se va la luz?

Si no puede esperar  que vuelva la luz, para emitir la factura, podría emitir una factura manual en los formatos pre-impresos que hoy utiliza la empresa y posteriormente custodias las facturas en copia.  Siempre y cuando el GFACE tenga en su registro los datos de estas facturas (resolución, numeración, serie).

 

  • ¿Es obligatorio u opcional transformar las facturas de papel hechas antes del período que se empieza a emitir factura electrónica?

Es opcional transformar,  es decir custodiar las copias en electrónico, previo al periodo en que inicia la facturación electrónica.

 

  • ¿En el caso de las notas de crédito, es indispensable que el beneficiario o cliente firme la copia de recibido como lo indica la ley?

En factura electrónica las notas de crédito deben contar con una constancia de recibido por parte del cliente, la cual  no necesariamente debe ser por medio de la firma en una copia impresa, sino que puede ser por medio de un correo electrónico con el cual se le envía al cliente la nota de crédito, siempre y cuando se cuente con el acuse de recibo electrónico por parte del cliente (mail)

 

  • ¿Qué sucede con la factura cambiaria tiene algún procedimiento especial o es el mismo, ya que ella es también un título de crédito?

Por tratarse de un título de crédito,  la empresa deberá hacer una impresión gráfica de la factura cambiaria, para que el cliente firme y acepte las condiciones de la misma, en un medio impreso. 

 

  • ¿Qué pasa con las certificaciones de facturas por cambio de algún dato en ella? Ejemplo cambio de nombre.

Deberá anular la factura por medio de una nota de crédito y emitir una nueva factura.

 

  • ¿Qué sucede con el software que emiten facturas o imprimen, quedarán fuera de uso o se pueden acomodar para la generación de la factura?

Se puede adaptar para la generación de la factura electrónica, hay muchas opciones disponibles en el mercado para realizar este tipo de adaptaciones.

 

  • ¿Sí el cliente es C/F, tratamiento en el proceso de factura electrónica?

El mismo que hasta ahora se le da a este tipo de factura, dado que en facturación electrónica se puede emitir facturas al C.F.

 

  • ¿Las facturas especiales también se van a realizar por este medio?

Si, las facturas especiales y todo tipo de documento tributario.

 

  • Opción copia de factura electrónica. ¿Qué plazo tiene la empresa para transmitir la factura al GFACE. Ejemplo: la facturación de Enero se puede transmitir en Febrero o tiene que ser en el mismo mes de facturación?

El Plazo para el registro electrónico de las copias de facturas, facturas especiales, notas de crédito o débito y otros documentos tributarios, emitidos en papel por los EFACE, deberá realizarse dentro de los dos meses calendario siguiente al del mes en que fueron emitidos.  

 

  • Algo que beneficiará al contador de una empresa es que el sistema de facturación electrónica, prácticamente eliminará el riesgo de factura falsa o clonada. ¿Es así?

Afirmación válida cuando funciona en la plataforma de factura electrónica pura.

 

  • ¿Qué sucederá si necesito eliminar una factura, sí el cliente solicita el cambio o sí se cometió un error?

Se debe emitir una nota de crédito para anular la factura, para proceder con la emisión de una nueva factura.

 

 

PARTE II

Preguntas y Respuestas: Implementación de la Factura Electrónica

 

  • ¿Se puede anular o usar las 2 formas?  

Si, puede utilizar factura electrónica pura y también custodiar electrónicamente las facturas emitidas en formatos pre-impresos.  

 

  • ¿Sí una factura se emite no en líneas sino en formato excel, la misma información impresa es la que debe enviarse al GFACE o puede resumirse? Ejemplo: las facturas con gran detalle a entidades del estado.  

La misma información debe enviarte al GFACE, no puede resumirse. 

 

  • ¿En qué posición quedan los grandes contribuyentes regionales, en cuanto a la obligatoriedad de implementar el sistema de facturación electrónica?  

Pueden incorporarse de forma voluntaria, al dia de hoy marzo 2012 no están obligados 

 

  • ¿El régimen de factura electrónica permite utilizar la facturación electrónica para y así mismo manual con talonario en ventas a domicilio?  

Si puede utilizar facturas en talonario y factura electrónica pura. Lo que debe considerarse es que la facturación emitida en talonario, debe enviarse al GFACE para custodiar la copia en electrónico con el CAEC. 

 

  • ¿Cuánto debería de ser más o menos la inversión en un software para poder implementar la factura electrónica?  

No es indispensable invertir en un software para implementar factura electrónica, hay otras opciones disponibles para utilizar factura electrónica. 

 

  • ¿Sí un GFACE tiene toda la información de mis ventas y SAT a través de un requerimiento me solicita dicha información?  

La obligatoriedad de custodiar una copia de las facturas por parte del contribuyente sigue estando vigente, lo que cambia es que en factura electrónica el archivo ya no es físico, es digital. Por lo que si SAT le solicita información de sus ventas, usted debe tenerla a mano.  

 

  • ¿A quién notifican dicho requerimiento a la empresa emisora de la facturación electrónica o a la empresa generadora?  

SAT envía el requerimiento a la empresa emisora. 

 

  • ¿Las facturas en papel anteriores a la vigencia del acuerdo, es el GFACE, quién las debe de digitalizarlas o será la empresa emisora de la factura?  

SAT envía el requerimiento a la empresa emisora. 

 

  • ¿Las facturas en papel anteriores a la vigencia del acuerdo, es el GFACE, quién las debe de digitalizarlas o será la empresa emisora de la factura?  

La empresa emisora decide si custodiará las copias de dichas facturas en electrónico. De hacerlo, la empresa emisora deberá enviar la información a su GFACE utilizando el procedimiento establecido por SAT para dicho efecto, este procedimiento requiere que la información a custodiar sea entregada mediante un acta notarial al GFACE.  

 

  • ¿La transmisión de factura electrónica será constante, o deberá hacerse al final del día?  

En factura electrónica pura, la transmisión es totalmente en línea. 

 

  • ¿Cómo deberán generar las facturas las empresas que tienen vendedores ruteros?  

Si así lo decide la empresa, puede seguir manejando el mismo esquema y funcionar en factura electrónica con la modalidad de custodia de copias (CAEC). 

 

  • ¿Existe también la nota de crédito y nota de debito electrónicas o estos documentos siguen siendo vía pre-impresos?  

Factura electrónica cubre todos los documentos tributarios, Notas de Crédito, Notas de Debito, Facturas especiales, etc. 

 

  • ¿Se pueden tener 2 o más series?  

Se pueden tener tantas series como se necesiten, siempre y cuando estas no se repitan. 

 

  • ¿Al momento de solicitar habilitación de facturas electrónica nueva continúa el correlativo existente en papel a electrónica o cambia o asigna nuevo correlativo SAT?  

Si se opta por la modalidad de factura en copia, continua la numeración de los documentos pre-impresos. Si se opta por factura electrónica pura, el GFACE solicita nuevas autorizaciones de documentos y nuevas series, por lo que la numeración inicia nuevamente.  

 

  • ¿Quién es el encargado de solicitar la nueva autorización de factura el EFACE o el GFACE?  

El cliente solicita las nuevas autorizaciones de facturas al GFACE, indicando el número de serie y cantidad a autorizar y es el GFACE quien hace las gestiones ante SAT, devolviendo el numero de resolución al solicitante. 

 

  • ¿Cómo saber si somos un contribuyente especial?  

Tendría que haber sido notificado por parte de SAT, que ha sido clasificado como contribuyente especial o en su defecto consultar directamente al Call Center de SAT 1550 y hacer la consulta en el depto. de RTU. 

 

  • ¿Se puede utilizar la factura electrónica no siendo contribuyente especial?  

Si, puede utilizar la factura electrónica. Esta es una modalidad abierta para todos los contribuyentes. 

 

  • ¿La nota de crédito y debito también será electrónica o papel?  

Una vez habilitado como EFACE, todos los documentos tributarios deben incorporarse al sistema de facturación electrónica.  

 

  • ¿Es necesario sí así lo deseara, la impresión en color o blanco y negro la factura?  

El emisor tiene la libertad de imprimir sus documentos en color o blanco y negro. 

 

  • ¿Para emitir factura electrónica es necesario tener correo electrónico de los clientes?  

No es necesario, en caso el cliente no cuente con un medio electrónico para hacerle llegar la factura, el emisor deberá proceder con la entrega de la factura mediante la impresión grafica de la misma. 

 

  • ¿Como cliente, cómo garantizo que FACE es autentica, máximo si me llega por internet cuando esta perece una copia o scanner?  

Puede validar la factura a través del portal de SAT o por medio del portal de GFACE que generó la factura electrónica.  

 

  • ¿Podemos anular facturas electrónicas si en nuestro sistema lo permite? Si-No ¿por qué?  

Si es una factura en formato pre-impreso si. Caso contrario la factura deberá anularse por medio de una nota de crédito, dado que las facturas que cuentan con el CAE son inalterables.  

 

  • ¿Si al emitir la factura electrónica a un cliente y se le da la contraseña se da por hecho pagada la factura?  

No se da por hecho que la factura se encuentra pagada, pero si debe reportarse el IVA que generó la misma. 

 

  • ¿Con la factura electrónica se omite ya definitivamente la cambiaria?  

No, la factura cambiaria sigue estando vigente y puede manejarse en el sistema de factura electrónica.  

 

  • ¿Hay un máximo en los caracteres de la descripción de un producto o servicio?  

No 

 

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