Digitalización de Expedientes:

¿Qué es la Digitalización?

Servicio mediante el cual se realiza la extracción de información por medio de la captura de imágenes a partir de documentos físicos o electrónicos con la finalidad de construir una base de datos documental, que le permite agilizar procesos, optimizar recursos, al digitalizar su información.

A través de la digitalización hemos atendido múltiples proyectos que incluyen además; digitación de información, automatización, reordenamiento físico y digital de archivos con instituciones Gubernamentales de Guatemala y de la iniciativa privada, procesando al día de hoy más de 250 millones de folios de expedientes, logrando convertir nuestro servicio en ahorros considerables para la institución y facilitando los procesos administrativos y logísticos.

Extracción de información, por medio de la captura de imágenes a partir de documentos físicos y electrónicos con el fin de conseguir una base de datos documental.



Las 10 ventajas de la digitalización de documentos

¿Digitalizar documentos? ¿Es necesario? ¿Vale la pena? Si estas preguntas dan vueltas por tus pensamientos es porque todavía no conoces las ventajas de la digitalización de documentos. Aquí te aclaramos sus beneficios en 10 puntos y un poco más.

 
  • Ventaja #1 Información segura

    La información queda asegurada de por vida, adaptada y actualizada a los tiempos y las necesidades de hoy y mañana.

  • Ventaja #2 Disponibilidad de documentos

    Podemos consultar los documentos en cualquier momento a través de distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles y PC´s de escritorio. Además pueden ser legalizados y asegurados gracias al uso de la firma digital

  • Ventaja #3 Posibilidad de compartir

    Podemos compartir los documentos de manera rápida utilizando servicios online como redes sociales y cuentas de correo.

  • Ventaja #4 Edición y exportación

    Los documentos digitalizados pueden ser modificados y se pueden pasar a varios formatos como .DOC* de Word y .PDF*, una extensión muy usada en la web.

  • Ventaja #5 Biblioteca virtual

    Remplazamos bibliotecas y estantes que pueden ocupar una habitación de la oficina por un CD o DVD.

  • Ventaja #6 Mejora de la rentabilidad

    Disminuye costos de logística en envíos de documentos, viajes, paquetería, correo físico y los problemas de seguridad.

  • Ventaja #7 Disminuye el riesgo de deterioro

    Los documentos no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes, rayones… u otras eventualidades que pongan en riesgo a los mismos.

  • Ventaja #8 Reducción de costos

    Las fotocopiadoras, impresoras, tintas, abrochadores y demás insumos ya no son necesarios en la oficina.

  • Ventaja #9 Aumento de la productividad

    Aumenta la productividad de los empleados al facilitar el acceso a los documentos que además pueden ser visualizados simultáneamente.

  • Ventaja #10 Acceso controlado

    El acceso puede ser controlado con distintos niveles de permisos de usuarios.

 

 

No solo la digitalización de documentos puede ser aplicada para fines comerciales, también puede ser usada por cualquier persona que quiera resguardar información que considere de importancia.

En conclusión, digitalizar documentos más que una ventaja, es la solución a muchas necesidades actuales. En INFILE, S. A. encontrarás la mejor asesoría y herramientas para digitalizar todo tipo de documentos.







Bondades y Beneficios:

Beneficios de Digitalizar Expedientes.

Eliminación gradual de facturas en papel

Cambio cultural de su organización, eliminado la cultura de fotocopias y la acumulación de archivos en las estaciones de trabajo de los colaboradores.

Menores tiempos de entrega

Agiliza procesos, acceso rápido, ágil y eficiente a su documentación al compartir documentos digitales a tavés de la red o medios magnénticos.

Resguardo de Documentos

Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.

Reducción de Costos Administrativos

Reducción de costos, volumen y espacio físico de almacenaje, que permiten desaparecer el paradigma "que para tener información hay que atesorar el papel".

Muchas bondades más

Creación de nuevos canales de comunicación para empresas con dispersión geográfica, incremento en la productividad del personal, integración con los sistemas transaccionales de la organización, optimización de los espacios físicos, integración con el flujo de trabajo de su compañía generación de imagen digital a partir del documento físico, incorporación a una base de datos documental en base a las necesidades de su organización.